Pour diverses raisons, les entreprises et associations ont parfois besoin de louer une salle de conférence ou de réunion. Sortir du cadre habituel de travail permet aux équipes d’être plus concentrées, et impliquées dans la séance de travail. Il faut donc que la salle choisie possède une configuration optimale pour tirer le meilleur rendement des participants au séminaire. Quels sont les aspects à prendre en compte pour sa location ?
DÉFINIR UN BUDGET DE LOCATION
D’entrée de jeu, notez que vous n’aurez pas véritablement du mal à trouver une salle où organiser une réunion. Quelle que soit la région, de nombreux prestataires mettent à disposition des espaces conçus à cet effet. Cependant, sachez qu’une salle de réunion bien aménagée et équipée se loue dans une certaine fourchette de prix. C’est notamment le cas à Aix-en-Provence, où de nombreux prestataires opèrent sur le marché.
Il faudra donc en amont, définir le montant que vous souhaitez allouer à votre location de salle de conférence. Quels sont les équipements dont vous avez besoin ? Établir une liste en fonction du caractère du séminaire est fortement conseillé. Cela vous permettra aussi d’avoir une idée précise des frais annexes qui vous seront facturés. Idéalement, il est préférable d’envisager la location d’une salle qui correspond à votre budget.
Vous disposerez ainsi de suffisamment de ressources, pour faire face aux imprévus qui pourraient survenir. Comment trouver les meilleures salles dans votre localité ? De nombreux sites proposent leurs services dans ce domaine. Une fois sur les plateformes concernées, il faudra renseigner la configuration de la salle dont vous avez besoin. Vous recevrez alors des suggestions de différentes salles à proximité, en fonction de l’espace nécessaire.
ENVISAGER LA LOCATION PROPREMENT DITE DE LA SALLE
Une fois que vous avez défini le budget destiné à payer la location de la salle, que faire ensuite ? Vous étudierez les prochains critères que sont :
LA POSITION GÉOGRAPHIQUE DE LA SALLE DE CONFÉRENCE
Ce n’est pas un point à sous-estimer, au risque de vous en mordre les doigts. La localisation de la salle à louer doit être l’un des premiers critères de sélection des offres. Il ne sert à rien de trier les propositions, avant de constater que la salle idéale se trouve à l’autre bout du pays. Vous auriez inutilement perdu votre temps dans une sélection fastidieuse, qui se révèlera finalement inutile. La meilleure chose à faire serait donc de miser sur la proximité.
Vérifiez aussi la facilité d’accès à l’espace de réunion, pour limiter la logistique pour s’y rendre. Vous n’avez certainement pas envie que les participants soient épuisés par un long trajet pour venir à la conférence. Cela risque d’être contre-productif. Il est donc important que la salle de réunion à louer se trouve dans la ville où vous résidez.
LA CAPACITÉ D’ACCUEIL
En fonction du nombre de participants que vous attendez, vous pourriez préférer une salle de réunion à une autre. C’est tout à fait normal, et la capacité d’accueil doit donc vous guider. L’espace à louer ne doit ni être trop grand ni trop petit. Dans l’un ou l’autre de ces cas, l’attention des participants risque de ne pas être optimale. Ce n’est certainement pas l’objectif prévu pour votre rencontre. Demandez donc aux bailleurs de vous fournir les informations relatives à la capacité des salles à louer.
LE DESIGN ET LA GAMME
Selon le domaine d’activité de votre entreprise ou association, il sera peut-être nécessaire de choisir un certain type de salle de réunion. La pièce peut par exemple être :
Classique ;
Raffinée ;
Originale ;
Etc.
Vous êtes totalement libre de faire le choix qui vous convient bien évidemment. Toutefois, il faudra s'assurer que le standing de la salle soit conforme à la hauteur de l’évènement qui devra se tenir. Comment s’assurer de ne pas se tromper ? Demandez à visiter la salle mise en location, avant de procéder au paiement des frais locatifs. Vous pourrez ainsi vous assurer qu’il s’agit véritablement de l’espace dont vous avez besoin.
Faites attention à tous les détails au cours de cette visite. Vérifiez que l’acoustique est optimale, en plus de la luminosité et l’aération de la pièce. Les équipements dont vous aurez besoin au cours de la conférence sont-ils déjà en place ? Dans le cas contraire, il faudra peut-être les louer séparément. Procéder à toutes ces vérifications vous permettra d’éviter les surprises de dernière minute.